STEUERBERATER ONLINE
STEUERBERATER ONLINE 

Wie geht Steuerberater-Online, Buchhaltung Online?

 

 

Darstellung Online-Portal

Das Online-Portal ermöglicht eine vereinfachte und sichere Kommunikation zwischen Steuerberater und Mandant. Außerdem lassen sich die Mandanten direkt in die Kanzleiprozesse einbinden. Statt der üblichen E-Mail ist heute über das Online-Portal eine sichere elektronische Kommunikation ohne zusätzliche Verschlüsselung möglich.

Die einzelnen Prozessschritte sind verständlich aufbereitet und für den Mandanten nachvollziehbar. Außerdem lässt sich der Arbeitsaufwand auf beiden Seiten mit der Online-Plattform deutlich senken. Die Mandanten erhalten höhere Transparenz, was zu gegenseitiger Bindung und Akzeptanz in der Beraterbeziehung führt.

 

 

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Beitrag 23. Mai 2018

 

 

Digitale Lösungen für die Steuerkanzlei

 

Im Alltag werden digitale Lösungen immer mehr zur festen Größe.

 

Für die Digitalisierung der kaufmännischen Aufgaben und die Vernetzung mit Geschäftspartnern sollen die Unternehmer Schritt für Schritt sensibilisiert werden. Einzelne Motive veranschaulichen die konkreten Leistungen für die Unternehmen: die Vereinfachung der kaufmännischen Prozesse, die Entlastung von Routinetätigkeiten und die Steigerung der Transparenz bei Unternehmens-kennzahlen. Ziel ist es dabei aber auch immer, dass die Mandanten erkennen, wie die Digitalisierung die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei funktioniert.

 

Das Unternehmerleben kann durch digitale Prozesse, Social Media und Cloud-Dienste erleichtert und es können Freiräume geschaffen werden, wenn man weiß, wie sie funktionieren und wann man sie am besten einsetzt. Für neue Technologien ist ein Know-how erforderlich, von dem wir vor Jahren noch nicht einmal eine Vorstellung hatten. Hätte man vor 15 Jahren gedacht, dass eine Geschäftsreise online gebucht werden kann oder dass Belege nicht mehr in Papierform (Pendelorder zwischen Mandant und Steuerkanzlei), sondern digital versandt und bearbeitet werden können?

 

Bereits in  den vergangenen Jahren haben wir die Digitalisierung in den Fokus gerückt. Natürlich haben wir dieses  Thema auch aktuell auf der Agenda.

 

Die Digitalisierung ist schließlich ein fortwährender Prozess, der nicht aufzuhalten ist; auch wenn einzelne Mandanten meinen, er sei unnötig. Nein, wir können uns ihm nicht erwehren. Er ist aber einfacher als manch einer glaubt. Es ist lediglich ein Umdenken und das Erlernen anderer, einfacher Handlings-Fertigkeiten, wie Scannen und Dateien hochladen. Und deshalb gilt: je früher das Umdenken und Erlernen passiert, je früher sind die herkömm-lichen Arbeitsprozesse vergessen.

 

Es kann nur einerseits durch eine digitale Zusammenarbeit der Steuerkanzlei und dem Mandanten und andererseits durch effiziente digitale Kanzlei-Prozesse ermöglicht werden.

 

Gerade die Zusammenarbeit mit den Mandanten lässt sich durch die direkten digitalen Verbindungen sehr flexibel und nach individuellen Bedürfnissen gestalten.  Dem Mandanten werden die fertigen Auswertungen und Ergebnisse dann wieder nach seinen individuellen Anforderungen online im PORTAL bereitgestellt.  Der Mandant wird beim essentiellen Zukunftsthema Digitalisierung unterstützt, indem er ein durchgängig digitales System angeboten bekommt.

 

Ob bei den Steuern, der Finanzbuchhaltung oder beim Lohn: das durchgängig digitale System bietet in den zentralen Kernbereichen der Kanzlei konkrete Vorteile. Individuelle Möglichkeiten werden durch Cloud-Anwendungen zwischen der Kanzlei und dem Mandanten geschaffen. Belege und Dokumenten werden einfach online ausgetauscht (künftig kein Pendelordner mehr notwendig).

 

Wir haben für den Mandanten nicht nur den Prozess verbessert, sondern unterstützen auch bei der Inbetriebnahme und dem weiteren Arbeiten mit der Cloud-Anwendung, die von unserem Softwarehaus ADDISON mit der Bezeich-nung OneClick benannt wurde.

 

 

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Beitrag 14. Juni 2016

 

 

Gegenüberstellung  der alt hergebrachten Form der Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Steuerkanzlei in Bezug auf die Finanzbuchhaltung (Pendelordner) und die neue, digitalisierte Form / Teil 1.

 

Es wird hier der Ablauf in Unternehmen beschrieben, die ihre Finanzbuchhaltung nicht im eigenen Hause verarbeiten.

 

Vorab: Vorteile der Digitalisierung in der Buchhaltung:

 

Bei der digitalen Behandlung müssen Eingangs- und Ausgangsrechnung sowie Kassenbuchdurchschriften und Belege nur noch mit fortlaufenden Nummern versehen, eingescannt und über PORTAL aufsteigend sortiert in die Steuerkanzlei übermitteln werden. Originalbeleganforderung nur noch in Ausnahmefällen. Pendelordner entfällt künftig gänzlich.

 

Dieser Beitrag beschäftigt sich mit dem Prozess der Führung der Grundbücher (Kassenbuch/Rechnungseingangsbuch/Rechnungsausgangsbuch), der Kassenführung, der Behandlung der Eingangs-, und  Ausgangsrechnungen bis hin zu deren Prüfung und Bezahlung und der Zurverfügungstellung an die Steuerkanzlei in Papierform.

 

 

> Kassenbuch

Nach dem Vorliegen des Kassenbelegs nach jeweiliger Kasseneinzahlung bzw. Kassenauszahlung  wird dieser mit  Hilfe eines Paginierstempels mit der nächsten fortlaufenden Nummer versehen und dann handschriftlich in das Kassenbuch eingetragen. Der Tagesandsaldo wird errechnet und mit der Geldmenge mit Hilfe des Kassensturzes abgeglichen. Veränderbare Excel-Tabellen sind hierbei nicht zugelassen. Bitte beachten, dass das Kassenbuch täglich zu führen ist und dementsprechend auch nicht von der Steuerkanzlei geführt werden kann. Am Ende des Monats werden die Durchschriften der Kassenbuchseiten zusammen mit den Belegen in den Register „Kasse“ in den für die Steuerkanzlei vorgesehenen Ordner (hier: Pendelordner) geheftet. Vielfach werden auch die Originalrechnungen zu Vergleichszwecken im Hause behalten und es kommen  Fotokopien in den Pendelordner.

 

> Eingangsrechnungen

Nach dem Posteingang der Rechnung wird diese mit einem Eingangsstempel sowie mit Hilfe eines Paginierstempels mit der nächsten fortlaufenden Eingangsnummer versehen, in das Rechnungseingangsbuch eingetragen und in das Ablagefach für zu prüfende Rechnungen gelegt. Nach Prüfung der Rechnung auf Richtigkeit kommt die Rechnung in den Ordner der zu bezahlenden Rechnungen. Bei Fälligkeit oder vorher wird sie diesem Ordner entnommen und für die Auszahlung vorbereitet. Anschließend wird sie mit Hilfe von Online-Banking beglichen. Die Auszahlung wird getätigt, der jeweilige Beleg wird ausgedruckt und an die Rechnung geheftet um dann mit dem Auszahlungsbeleg in das Kästchen "Kontoauszüge" gelegt zu werden.

 

Mehrfach in zeitlichen Abständen oder am Ende des Monats werden die Eingangs-rechnungen in den Register „Rechnungseingänge“ in den Pendelordner geheftet. Vielfach werden auch die Rechnungen für Vergleichszwecke im Hause behalten und es kommen  Fotokopien in den Pendel-ordner.

 

 

Ausgangsrechnungen

Üblicherweise ist ein Fakturaprogramm in der Lage, das notwendige Rechnungs-ausgangsbuch zu generieren. Herkömmlich wurden die Rechnungs-durchschriften in den Register „Rechnungsausgang“ in den Pendelordner geheftet. Damit waren sie kurzzeitig, solange der Pendelordner nicht wieder im Unternehmen war, dem Zugriff des Unternehmers entzogen, denn sie befanden sich in der Steuerkanzlei. Nur durch das Kopieren der Rechnungen war ein Zugriff auf die Inhalte während der Abwe-senheit des Pendelordners gewährleistet.

 

Soweit die Rechnungen nicht über ein Fakturaprogramm erstellt werden oder das Fakturaprogramm nicht in der Lage ist, das notwendige Rechnungsausgangsbuch zu generieren, musste dieses in herkömmlich gebundener Form geführt werden. Dazu mussten die Rechnungen zunächst mit einer fortlaufenden Nummer (Rechnungs-nummer) versehen werden, was auch eine der Voraussetzungen für den Vorsteuer-abzug des Kunden ist und dann handschriftlich in das gebundene Rechnungsaus-gangsbuch eingetragen werden.

 

Mehrfach in zeitlichen Abständen oder am Ende des Monats werden die Durch-schriften in den Register „Rechnungsausgänge“ in den für die Steuerkanzlei vorge-sehenen Ordner (hier: Pendelordner) geheftet. Vielfach werden auch die Rechnungs-durchschriften für Vergleichszwecke im Hause behalten und es kommen  Fotokopien in den Pendelordner.

 

Zahlungsverkehr/Bankauszüge

Täglich einmal werden die Online Kontoauszüge abgerufen und kommen zunächst in das Kästchen Kontoauszüge, damit sie anschließend geprüft werden können. Mehr-fach in zeitlichen Abständen oder am Ende des Monats werden die geprüften Online-Kontoauszüge in den Register „Kontoauszüge“ in den für die Steuerkanzlei vorge-sehenen Ordner (hier: Pendelorder) geheftet.

 

Der sogenannte Pendelordner ist zwar für den physischen Transport in den vergang-enen Jahrzehnten zweckmäßig gewesen. Nachteilig war stets, dass sich für die Verwal-tung des Unternehmen notwendige Buchhaltungsdokumente während der Bearbei-tungszeit in der Steuerkanzlei und nicht im Unternehmen befanden und hilfsweise Fotokopien angefertigt werden mussten, damit ein Zugriff auf die Informationen im Unternehmen gewährleistet werden konnte.

 

 

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Der nächste Beitrag wird sich mit dem Prozess der Führung der Grundbücher (Kassenbuch/Rechnungseingangsbuch/Rechnungsausgangsbuch) der Kassenfüh-rung, der Behandlung der Eingangs-, und  Ausgangsrechnungen bis hin zu deren Prüfung und Bezahlung und der Zurverfügungstellung an die Steuerkanzlei in digitaler Form beschäftigen.

 

 

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